事務職や受付の女性社員は来客を迎えることが今後も毎日のようにあるかと思います。

受付は特にですが会社の顔といわれることも多いですよね。明るく笑顔で丁寧にはっきりと対応することで会社の印象がとても良くなります。ここでは来客案内や誘導のポイントなどを詳しく紹介していきますので、今までおこなっていた来客時のマナー確認のためにも是非目を通してみてください。

まずはお客様を迎える前に、もう一度人数、時間、何の用件での商談、この３つの確認は必ず行います。その後会議室や応接間の予約を取り必要な書類も用意しておきます。
準備が整ったらお客様をお出迎えします。必ず笑顔で目をみて「いらっしゃいませ。」とお出迎えしましょう。もし担当者が席を外している場合は一言お詫びをして、座って待って頂きます。

この時に立ちっぱなしはお客様に不快な気持ちを与えてしまいますので良くありません。
たまに会議が長引いてしまい担当者がなかなか見えない場合がありますので、その際はお詫びと、もうすぐきます。ということを伝える心遣いを忘れないようにします。

出迎えの後はお客様を、会議室や応接間へ案内します。この時にお客様はわざわざ来てくれたという気持ちうを忘れないようにします。

例えばですがお客様が大きな荷物を持たれている場合は、お持ちいたしましょうか。と声をかけ心遣いを忘れません。
応接間や会議室まで案内する時は、お客様に背を向けず少し前を歩き身体は斜めにしてお客様の方を見て案内します。少しの段差がある場合でも、「お足元注意して下さい。」というように声をかけます。
会議室や応接間についた時は、誰もいなくても必ずノックは忘れずにします。お客様にはかけて待って頂きます。

商談の際には必ずお茶を出します。美味しいお茶のポイントは温度、香り、濃さですのでこの３つに注意してお茶を入れます。

美味しいお茶が入ったところで続いてはお茶をお出ししなければいけません。お盆は両手で持ち胸の高さにします。この位置が一番美しく見える場所です。このときにお茶と茶托は別々にしてお盆にのせます。万が一こぼれた時にすぐに対応できるように、新しい布巾をお盆の下へ忍ばせておきます。これでお茶を出す準備は整いました。

ドアをノックし「失礼致します。」と声をかけまずはお客様からお茶を出し、その後社内の人にお茶を出します。人数が多くて前からしか出せない場合は「前から失礼致します。」と声をかければ問題ありません。

企業などの大きな会社の場合は商談の担当者が玄関までお見送りします。

この場合は事務職や受付の女性社員はその場で立ち挨拶をします。規模の小さい会社であれば全社員でお見送りすることもあります。この場合は来て下さったことに対してのお礼を言い、「どうぞ気をつけてお帰り下さいませ。」の一言も添えましょう。そしてお客様の姿が見えなくなるまで見送ることが最後の心遣いになります。